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eficaces herramientas de administración de proyectos
ü
Diagramas de Gantt y paneles Scrum.
ü Asignación de tareas.
ü Asignación de recursos.
ü Herramientas de comentarios.
ü Informes listos para usar.
Diagramas de Gantt y paneles Scrum
En una era de contenidos infinitos (con
batallones de palabras que luchan constantemente por nuestra limitada
atención), un recurso visual simple puede ser renovador y muy efectivo. Los
diagramas de Gantt emplean barras horizontales básicas para mostrar fases del
proyecto y progresos. Con un vistazo rápido, tus compañeros de equipo podrán
ver qué trabajo se está haciendo (o al menos qué debería estar haciéndose) y
cuándo tendrán que contribuir. También podrán ver cuánto tiempo se espera que
lleve cada fase.
Los paneles Scrum funcionan de forma
similar y son geniales para proyectos con escalas de tiempo menos rígidas y que
incluyen múltiples equipos. El tablero muestra distintas fases del proyecto,
como el planeamiento, la ejecución, etc., y marcadores para cada equipo. A
medida que completan fases y progresan, los equipos pueden mover sus marcadores
en la pizarra. Esto permite a todos los participantes tener una perspectiva más
amplia y conocer sus funciones.
Asignación de tareas
Es sencillo acordar algo, mucho más
difícil es recordar hacerlo. Especialmente cuando cada mensaje perdido parece
volver con un nuevo pedido. Por eso es tan valiosa una herramienta online para
la asignación de tareas. Aquellos responsables de completar una porción del
proyecto, ya sea que eso signifique diseñar un logotipo o analizar las cifras
finales, pueden iniciar sesión y ver fácilmente lo que necesitan hacer.
Dependiendo de las configuraciones de cuenta, también podrán recibir
notificaciones por correo sobre las inminentes fechas límite.
Por su parte, los jefes de proyecto pueden
controlar a su equipo y asegurarse de que se completen todas las tareas a
tiempo sin tener que revisar interminables cadenas de correos. Esto ayuda a
evitar costosas demoras y frustraciones innecesarias.
Asignación
de recursos
En una agencia, la asignación de recursos es clave. Los jefes de
proyecto necesitan una herramienta efectiva para programar y hacer un
seguimiento de las horas de cada miembro de su equipo para evitar el exceso de
reservas, incumplimiento de fechas límite y los clientes insatisfechos. Pero
esta forma de organizarse no tiene que limitarse al mundo “creativo”. ¿No sería
útil, incluso en una oficina corporativa, tener una idea clara de la
disponibilidad de los miembros del equipo?
Pregunta antes a tu equipo, dentro de la medida de lo posible, cuál es
su disponibilidad durante el transcurso del proyecto. Pídeles que marquen los
días de vacaciones, los días que no podrán ponerse a trabajar debido a
reuniones y los días en los que vencen otras fechas límite. Si conoces tu
disponibilidad por hora, podrás crear escalas de tiempo realistas. Una
herramienta de asignación de recursos online para que tú y tus compañeros de
trabajo comparen las horas reales y las estimaciones, y hagan los ajustes
necesarios para mejorar flujos de trabajo futuros.
Herramientas
de comentarios
Proporcionar comentarios significa algo distinto para cada persona.
Algunos ofrecen solicitudes de edición rígidas y prescriptivas, otros
sensaciones y reacciones imprecisas. A veces, las distintas partes presentarán
opiniones en conflicto. Todo esto hace que sea más difícil para la persona que
recibe el comentario saber cómo actuar. ¿A quién se supone que tienen que
escuchar?
Las herramientas de comentarios permiten a las partes interesadas votar
y clasificar distintas versiones de las entregas
Informes
listos para usar
Los informes de progreso y los análisis post-mortem son partes cruciales
de cualquier proyecto y no deberían insumir demasiado tiempo. En lugar de
emplear tu valioso tiempo en crear un informe personalizado, elige una opción
lista para usar. Podrás introducir cifras y números relevantes, y permitir que
el programa genere el formato y las visualizaciones de datos apropiados.
Eso significa que podrás empezar a planear tu próximo proyecto mucho
antes.
